A tener en cuenta al contratar un Backup Online

Debe ser un servicio destinado a proteger el bien más valioso de las empresas: su información.

Básicamente debe constar de 4 elementos esenciales e inseparables:

  • Espacio de almacenamiento
  • Software para realizar el backup
  • Asistencia técnica
  • Garantía Contractual

La protección de la información y su importancia para las empresas

Es muy importante entender su importancia para saber crear la necesidad.

Para una persona física, las fotos y las películas de viajes y familia es la información más importante que debe guardar y proteger. Si pierde estos ficheros, uno se puede dar de cabeza contra la pared o maldecir porque no hizo un backup correcto, pero las consecuencias no van más allá de un chichón o un disgusto. Pero para una persona jurídica, perder ficheros con información importante puede suponer la ruina y su desaparición. No disponer de los datos de sus clientes, las facturas pendientes de cobro o la información contable, financiera y de recursos humanos es dejar a la empresa sin rumbo.

 

¿Quien debería contratarlo?

Aunque todas las empresas necesitan proteger su información, un buen servicio de backup va destinado especialmente a Pymes y autónomos (hay en España más de 3.000.000). Y nos fijaremos especialmente en aquellas empresas que no tienen departamento de informática, o si lo tienen (normalmente formado por 1 sola persona), no tiene ni los recursos, ni el tiempo, ni la dedicación necesaria para proteger la información importante de la empresa. Normalmente el cliente tipo son autónomos y pequeñas empresas de menos de 50 empleados. Este amplio colectivo necesita externalizar el servicio de protección de la información contratando con una empresa de servicios como Xion Media, que además te pueden ofrecer muchos otros servicios (formación, mantenimiento informático, desarrollo y mantenimiento de la página web,…) Xion Media puede ser tu departamento informático pero externo.

Todas las empresas tienen esta necesidad, pero no son conscientes hasta que ocurre alguna desgracia:

  • Si hacemos un backup en disco externo y tenemos un robo en la empresa, el ladrón seguramente se lleve el equipo y también el disco con la copia de seguridad.
  • Desastres: Incendio, inundación, goteras,… Afortunadamente no ocurren a menudo, pero pueden ocurrir.
  • Virus: Aunque tengamos el mejor antivirus, nadie está a salvo de ellos. Los antivirus son necesarios, pero no nos protegen al 100%. Últimamente estamos viendo muchos clientes que se han visto afectados por los criptolockers.
  • Pérdida, borrado accidental de ficheros o una mala introducción de datos: El error humano es inevitable.
  • Sabotaje interno: En época de incertidumbre o conflicto laboral, corremos el riesgo de que algún empleado acceda a los sistemas y borre/formatee malintencionadamente.
  • Fallo, rotura, averías: Todos los equipos informáticos antes o después se estropean, incluso los discos externos donde hacemos las copias.

Durante mucho tiempo, las empresas han protegido sus datos delicados en sus propias oficinas, en soportes físicos, como servidores, cintas magnéticas, etc. Sin embargo, este método no está carente de riesgo: nadie comprueba el contenido de las copias de seguridad, se incumplen los procedimientos, hay errores de manipulación, la tecnología se queda obsoleta y el grado de confidencialidad puede ser insuficiente (los ficheros no están encriptados).

Ante todos estos riesgos, las empresas deben protegerse correctamente con un backup externalizado.

Es importante que te ofrezcan un periodo de prueba por un tiempo limitado y con datos reales. de esta manera, tendrás una idea más clara de lo que te ofrecen y el valor del servicio.

Deben ofrecerte información exacta de los archivos que están el juego de copias previamente definida por la empresa. Es importante que a esa configuración no pueda acceder cualquiera, para evitar que no falte nada importante.

La configuración inicial y las modificaciones deben ser consensuadas con el responsable de la empresa: ficheros/archivos a copiar, frecuencia de la copia, horas en las que se realiza, informes a recibir…..

Debes exigir una garantía contractual comprometiendo al propietario del servicio mediante un documento firmado por ambos.

Para acertar con el servicio a contratar debes hacerte las siguientes preguntas:

  • ¿Qué garantías te ofrecen? ¿Las ponen por escrito?
  • Para entender la importancia de las garantías,  ¿depositarías tus ahorros en un banco que no te garantiza su recuperación?
  • ¿Cumples con la LOPD si almacenas tu información en esa empresa? ¿Dónde se encuentran sus servidores?
  • ¿Te vas a responsabilizar tú de gestionar el backup a diario? ¿Tienes recursos humanos para hacerlo?

Xion Media te ofrece estos servicios a través de OOdrive mediante AdBackup que cumple todos los requisitos detallados anteriormente.

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